Podmínky ochrany osobních údajů

Zde vysvětlujeme, jak pracujeme s osobními údaji při návštěvě e-shopu www.nilfisk-eshop.cz, nákupu, používání zákaznického účtu a komunikaci s námi. Dozvíte se také, jak se odhlásit z newsletteru a uplatnit svá práva.

1. Kdo je správcem a jak nás kontaktovat

Správcem osobních údajů je VAPKA PRAHA s.r.o., IČO 04916913, se sídlem Náchodská 644/128, Horní Počernice, 193 00 Praha 9, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 255671.

Ve věcech osobních údajů a pro uplatnění svých práv nás kontaktujte:

• E-mailem: stanislav.uher@nilfisk-eshop.cz.
• Telefonicky: +420 224 321 300.
• Písemně: na výše uvedené adrese sídla.

2. Jaké údaje zpracováváme a odkud je získáváme

Rozsah údajů závisí na tom, jaké služby používáte. Zpracováváme zejména:

• Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, e-mail, telefon, fakturační a doručovací adresu, případně údaje podnikatele nebo kontaktní osoby firmy.
• Údaje o nákupu: objednané zboží, cenu, způsob dopravy a platby, stav úhrady, údaje na dokladech a informace o vrácení zboží či reklamaci.
• Údaje zákaznického účtu: registrační a přihlašovací údaje a údaje uložené v účtu.
• Obsah komunikace: dotazy, poptávky, zprávy a přílohy, které nám zašlete.
• Údaje o souhlasech a odmítnutí: přihlášení a odhlášení z newsletteru, volby cookies a odmítnutí dotazníků spokojenosti.
• Technické údaje o návštěvě webu: zejména IP adresu, údaje o prohlížeči a zařízení, navštívené stránky a online identifikátory; jejich použití pro analytiku a reklamu se řídí vašimi souhlasy a níže uvedenými pravidly.

Údaje získáváme především přímo od vás. Informace o úhradě a doručení získáváme také od poskytovatelů plateb a dopravy. Jednáte-li za firmu nebo jste uvedeni jako příjemce zásilky, může nám vaše údaje poskytnout kupující nebo váš zaměstnavatel. Technické údaje vznikají při používání webu.

3. Proč údaje potřebujeme a na jakém základě

• Objednávky a konkrétní poptávky: údaje používáme k přípravě a uzavření smlouvy, vyřízení objednávky, doručení a související komunikaci. Právním základem je plnění smlouvy nebo kroky před jejím uzavřením na vaši žádost podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Zákaznický účet: údaje potřebujeme k jeho zřízení a poskytování funkcí, které jste si registrací vyžádali. Základem je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Založení účtu samo o sobě neznamená přihlášení k newsletteru.
• Účetnictví, daně a zákonné povinnosti při reklamacích: příslušné údaje zpracováváme na základě právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
• Ochrana práv a řešení sporů: nezbytné údaje uchováváme a používáme k doložení plnění smlouvy, uplatnění nebo obhajobě nároků a prevenci zneužití. Základem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Obecné dotazy a komunikace s kontaktními osobami firem: základem je oprávněný zájem na vyřízení požadavku a zajištění obchodní komunikace podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Pokud se dotaz týká smlouvy, jejíž jste stranou, použije se podle účelu také smluvní základ uvedený výše.
• Doručení jiné osobě než kupujícímu: pokud vás kupující uvede jako příjemce zásilky, vaše nezbytné kontaktní a doručovací údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu na řádném doručení objednaného zboží podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Provoz a zabezpečení e-shopu: nezbytné provozní údaje používáme k poskytování požadovaných funkcí, ochraně účtů a zajištění bezpečnosti. Podle konkrétního účelu jde o plnění smlouvy nebo náš oprávněný zájem na bezpečném provozu podle čl. 6 odst. 1 písm. b) nebo f) GDPR.
• Newsletter, dotazníky spokojenosti, analytika a reklama: jejich účely a právní základy uvádíme samostatně níže.

Souhlas se zpracováním osobních údajů není podmínkou vyřízení objednávky. Údaje označené jako povinné potřebujeme k vyřízení požadované služby; bez nich nemusí být možné objednávku, založení účtu nebo dotaz zpracovat. Ostatní údaje a marketingové souhlasy poskytujete dobrovolně.

4. Newsletter a nabídky e-mailem

Newsletter s novinkami a nabídkami čisticí techniky, příslušenství a souvisejících služeb zasíláme odběratelům, kteří se k němu zvlášť přihlásili. Používáme k tomu e-mailovou adresu a evidenci přihlášení. Rozesílání zajišťujeme prostřednictvím systému Shoptet.

Právním základem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb. Odběr není podmínkou nákupu ani založení zákaznického účtu.

Souhlas můžete kdykoliv odvolat odkazem pro odhlášení v každém newsletteru nebo zprávou na stanislav.uher@nilfisk-eshop.cz. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním. Po odhlášení vám newsletter dále neposíláme; potvrzení objednávky a jiné zprávy potřebné k vyřízení vašeho nákupu tím nejsou dotčeny.

5. Heureka, Zboží.cz a hodnocení nákupu

Spokojenost s nákupem zjišťujeme prostřednictvím služby Heureka Ověřeno zákazníky, kterou provozuje Heureka Group a.s., IČO 07822774, Karolinská 706/3, 186 00 Praha 8. Pro odeslání dotazníku předáváme Heurece e-mailovou adresu a nezbytné údaje o nákupu, zejména zakoupené zboží a identifikaci objednávky. Při zajišťování dotazníků pro nás Heureka vystupuje jako zpracovatel.

Zpracování vychází z našeho oprávněného zájmu na zjišťování spokojenosti a zlepšování služeb podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR při dodržení § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. Zaslání dotazníku můžete odmítnout již při objednávání a následně v každém doručeném dotazníku nebo u nás e-mailem. Odmítnutí nemá vliv na vyřízení nákupu. Po námitce údaje pro tento účel dále nepoužíváme.

Podle podmínek služby Heureka zpracování předaných údajů pro náš dotazník končí předáním vyplněného dotazníku našemu e-shopu; pokud jej nevyplníte, uplynutím 6 měsíců od předání údajů Heurece. Následuje výmaz do 30 dnů, s výjimkou údajů uchovávaných z dalšího právního důvodu, například k respektování odmítnutí dotazníků. Zpracování hodnocení a dalších údajů Heurekou jako samostatným správcem popisují její zásady ochrany osobních údajů.

Dotazníky spokojenosti s obchodem a žádosti o hodnocení zakoupeného zboží zasíláme také prostřednictvím služby Zboží.cz / Seznam Nákupy, jejímž provozovatelem je Seznam.cz, a.s., IČO 26168685, Radlická 3294/10, 150 00 Praha 5. Pro tento účel předáváme e-mailovou adresu a informace o nákupu konkrétního zboží. Seznam.cz při zajišťování dotazníků vystupuje jako náš zpracovatel.

Právním základem je náš oprávněný zájem na zjišťování spokojenosti a získávání hodnocení podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR při dodržení § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. Zaslání dotazníku Zboží.cz můžete odmítnout při objednávání, v doručené zprávě nebo oznámením na náš kontaktní e-mail. Odmítnutí nemá vliv na nákup. Námitku uplatněnou u nás předáme Seznamu, aby zpracování pro tento účel ukončil.

Podle podmínek služby Seznam Nákupy Seznam uchovává e-mail a údaje o nákupu pro tyto výzvy po dobu 365 dnů, nejdéle po dobu trvání příslušného právního důvodu. Reklamní měření Zboží.cz popisujeme odděleně v části o cookies; odmítnutí dotazníků a volba reklamních cookies jsou samostatné volby.

6. Cookies, analytika a reklama

Cookies a podobné technologie slouží k uchování nebo čtení informací ve vašem zařízení. Rozlišujeme:

• Nezbytné technické cookies: umožňují například fungování košíku, přihlášení a zapamatování volby cookies. Pro tyto nezbytné účely se souhlas nevyžaduje.
• Analytické cookies: pomáhají vyhodnotit návštěvnost a používání e-shopu prostřednictvím Google Analytics. Pro jejich ukládání a čtení a související zpracování pro tento účel potřebujeme váš souhlas.
• Marketingové cookies a identifikátory: slouží k měření účinnosti reklamy a jejímu přizpůsobení prostřednictvím Google Ads, Skliku a měřicích funkcí Zboží.cz. Používáme je na základě souhlasu pro odpovídající účel.

Základem zpracování osobních údajů pro popsanou analytiku a reklamu je čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas s ukládáním a čtením netechnických cookies získáváme podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.

V Google Ads i Skliku používáme remarketing (retargeting), který umožňuje zobrazovat naše reklamy lidem, kteří již navštívili náš e-shop. Na základě vašeho souhlasu s marketingovými cookies přiřazujeme údaje o návštěvě a prohlížených produktech k online identifikátoru a využíváme je pro zařazení do reklamního publika a přizpůsobení reklamy. Jde o reklamní profilování. Konkrétní propojení s účtem u poskytovatele závisí i na vašem nastavení u tohoto poskytovatele.

U všech používaných remarketingových publik v Google Ads i Skliku máme dobu členství nastavenou na 30 dnů. Při opětovném splnění podmínek pro zařazení do publika může členství začít běžet znovu.

Netechnické cookies můžete odmítnout. Samotná návštěva webu, pokračování v prohlížení ani zavření lišty nepředstavují souhlas. Odmítnutí nebrání běžnému nákupu. Volbu můžete kdykoliv změnit pomocí odkazu Upravit nastavení cookies. Cookies můžete také smazat v prohlížeči; smazáním nezbytných cookies se mohou ztratit údaje košíku nebo přihlášení.

Platnost cookies Google Analytics: používáme výchozí nastavení cookies první strany _ga a _ga_… od Googlu. Slouží k rozlišení návštěvníků a zachování stavu návštěvy. Jejich výchozí platnost je 2 roky a při další návštěvě se při povolené analytice obnovuje. U opakovaných návštěv tak mohou zůstávat uložené déle než dva roky od první návštěvy. Prohlížeč může jejich skutečnou platnost zkrátit. Podrobnosti uvádí Google v přehledu cookies GA4. Tato platnost cookies v zařízení je odlišná od doby uchování údajů v systému Google Analytics uvedené níže.

Doba uchování v Google Analytics: pro údaje na úrovni uživatele máme nastavenou dobu 14 měsíců, pro ostatní data událostí 2 měsíce. Podle pravidel Googlu pro uchovávání dat se lhůta pro uživatelské údaje vztahuje také na data klíčových událostí. Pro údaje o věku, pohlaví a zájmech Google stanoví dvouměsíční dobu bez ohledu na toto nastavení.

Při další aktivitě uživatele se lhůta uchování jeho identifikátoru obnovuje na dalších 14 měsíců od této aktivity. U opakovaných návštěv tak může být identifikátor uchováván déle než 14 měsíců od první návštěvy. Toto obnovování se týká pouze údajů na úrovni uživatele. Po uplynutí příslušné lhůty Google provádí automatický výmaz při pravidelném měsíčním zpracování. Uvedená nastavení neomezují dostupnost standardních agregovaných statistických přehledů, které mohou zůstat dostupné déle, ani neurčují životnost cookies v prohlížeči.

Přehled cookies používaných služeb

Níže uvádíme příklady cookies souvisejících s používanými službami a jejich doby platnosti podle poskytovatelů. Konkrétní použití závisí na vašich volbách, využitých funkcích a nastavení prohlížeče; ne všechny uvedené cookies se ukládají při každé návštěvě. Cookies označené jako analytické nebo marketingové podléhají odpovídajícímu souhlasu.

Technické podrobnosti a další příklady uvádějí poskytovatelé v přehledech Shoptet, Google a Seznam. Doby platnosti reklamních cookies nejsou dobou členství v našich remarketingových publikách; pro ta máme v Google Ads i Skliku nastaveno výše uvedených 30 dnů.

7. Kdo má k údajům přístup

Údaje zpřístupňujeme v rozsahu potřebném pro příslušný účel našim pověřeným pracovníkům a poskytovatelům následujících služeb:

• Shoptet, a.s., IČO 28935675: provoz e-shopu, zákaznických účtů, objednávek, rozesílání newsletteru a poskytování naší e-mailové schránky stanislav.uher@nilfisk-eshop.cz. Při zpracování zákaznických údajů podle našich pokynů působí jako zpracovatel.
• Dopravci, provozovatelé výdejních míst a poskytovatelé plateb: zajištění zvoleného doručení a úhrady; předáváme údaje potřebné pro vámi zvolenou variantu.
• Účetní a daňoví poradci, případně právní zástupci: účetnictví, splnění zákonných povinností a ochrana práv.
• Poskytovatelé IT a e-mailových služeb: provoz, správa a zabezpečení systémů a komunikace. Schránku stanislav.uher@nilfisk-eshop.cz provozuje Shoptet. Pro zákaznickou komunikaci používáme také schránku nilfiskprodej@gmail.com ve službě Gmail od Googlu.
• Google Ireland Limited a příslušné společnosti skupiny Google: služby Google Analytics, Google Ads a e-mailová komunikace prostřednictvím Gmailu. Podrobnosti zveřejňuje Google v zásadách ochrany soukromí.
• Seznam.cz, a.s. a Heureka Group a.s.: výše popsané reklamní služby a zjišťování spokojenosti; bližší informace obsahují zásady Seznamu a zásady Heureky.
• Poskytovatelé technických doplňků: při využití příslušné funkce například Smartform s.r.o. pro našeptávání a ověřování údajů a BoxOptima s. r. o. pro posouzení vhodné dopravy. Podrobnosti o službách jsou na Smartform a BoxOptima.

U zpracovatelů musí být zpracování smluvně upraveno a omezeno našimi pokyny. Někteří příjemci, například banky nebo poskytovatelé reklamy při vlastních účelech, mohou vystupovat jako samostatní správci. Údaje poskytujeme také orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.

8. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Při používání služeb Google Analytics, Google Ads a Gmail mohou být osobní údaje v rámci infrastruktury Googlu předávány mimo Evropský hospodářský prostor, zejména společnosti Google LLC v USA. Google pro předávání údajů z Evropského hospodářského prostoru do USA v souvislosti se svými reklamními a analytickými službami využívá EU–US Data Privacy Framework, založený na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně. Certifikace zahrnuje Google LLC a americké dceřiné společnosti v rozsahu uvedeném v certifikaci. Podrobnosti uvádí Google v informacích o předávání údajů v reklamních a analytických službách.

Pro další předávání, na které se nevztahuje použitelný rámec nebo jiné rozhodnutí o odpovídající ochraně, mohou být podle podmínek příslušné služby použity standardní smluvní doložky Evropské komise a související ochranná opatření. Google své mechanismy a odkazy na smluvní doložky popisuje na stránce Právní rámce pro přenosy dat.

Podrobnosti o příjemcích, použitých zárukách a možnosti získat jejich kopii si můžete vyžádat také na našem kontaktním e-mailu. Pravidla mezinárodního předávání nenahrazují souhlas s analytikou nebo reklamou tam, kde je vyžadován.

9. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu potřebnou pro jednotlivé účely:

• Objednávky a související komunikace: po dobu potřebnou k vyřízení smlouvy, vrácení zboží, reklamací a dalších závazků. Následně ponecháváme pouze údaje potřebné pro zákonnou archivaci nebo pro ochranu konkrétních právních nároků.
• Daňové doklady podle zákona o DPH: 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Na ostatní účetní záznamy se vztahují příslušné zákonné archivační doby podle jejich druhu.
• Údaje pro právní nároky: po dobu příslušných lhůt pro uplatnění nároku. Při probíhajícím sporu nebo řízení do jeho skončení a vypořádání souvisejících povinností.
• Dotazy a poptávky bez následné objednávky: do vyřízení dotazu a ukončení souvisejícího jednání; dále pouze tehdy, pokud je nezbytné uchování konkrétní komunikace pro právní nárok.
• Zákaznický účet: po dobu jeho vedení. Po zrušení odstraníme údaje, které již nepotřebujeme pro jiný zde uvedený účel. Zrušení účtu samo o sobě neruší zákonnou archivaci dokladů.
• Newsletter: po dobu trvání odběru, nejdéle do odvolání souhlasu; potřebnost vedení kontaktu průběžně posuzujeme. Omezený záznam o souhlasu můžeme dále uchovat k doložení zákonnosti předchozí rozesílky po dobu potřebnou pro příslušná řízení a právní nároky. Minimální údaj o odhlášení uchováváme, dokud je potřebný k tomu, abychom vám newsletter omylem znovu neposlali; pro tento zákaz další rozesílky je základem plnění právní povinnosti.
• Dotazníky spokojenosti: doby zpracování údajů Heurekou a Seznamem pro naše dotazníky uvádíme v části 5. Výsledky hodnocení využíváme pro vyhodnocení spokojenosti; případné řešení konkrétní stížnosti se řídí dobou potřebnou pro její vyřízení a ochranu souvisejících nároků.
• Cookies a online identifikátory: podle konkrétního účelu a dob uvedených v části 6. Odvolání souhlasu ukončí další používání údajů pro účel založený na tomto souhlasu; nezbytná evidence vaší volby může být uchována k jejímu respektování a doložení.

Po odpadnutí účelu údaje vymažeme nebo anonymizujeme, pokud je nemusíme uchovávat z jiného zákonného důvodu.

10. Jaká máte práva

Za podmínek GDPR můžete požadovat:

• Přístup k údajům: informaci, zda a jak vaše údaje zpracováváme, a jejich kopii.
• Opravu: opravu nesprávných nebo doplnění neúplných údajů.
• Výmaz: odstranění údajů, pokud je již nepotřebujeme a nemáme další zákonný důvod k jejich uchování.
• Omezení zpracování: například při sporu o správnost údajů nebo zákonnost zpracování.
• Přenositelnost: u údajů, které jste nám poskytli a které automatizovaně zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu, jejich získání ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně předání jinému správci.
• Námitku: proti zpracování založenému na oprávněném zájmu z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Námitku proti přímému marketingu můžete vznést kdykoliv a údaje pro tento účel dále zpracovávat nebudeme.
• Odvolání souhlasu: kdykoliv, pokud je dané zpracování založeno na souhlasu; bez vlivu na zákonnost předchozího zpracování.

Napište nám na stanislav.uher@nilfisk-eshop.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. V odůvodněných případech lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a důvodech vás informujeme během prvního měsíce. Při důvodných pochybnostech můžeme přiměřeně ověřit vaši totožnost. Vyřízení je zásadně bezplatné, s výjimkami stanovenými GDPR pro zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti.

Máte také právo podat stížnost dozorovému úřadu. V České republice je jím Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Není podmínkou, abyste nejprve kontaktovali nás.

11. Aktualizace informací

Tyto informace upravujeme při změně zpracování nebo právních požadavků. Aktuální znění zveřejňujeme na této stránce; o změnách vás podle jejich významu a zákonných požadavků informujeme i dalším vhodným způsobem. Zveřejnění nového textu samo o sobě nenahrazuje souhlas s novým účelem, je-li takový souhlas potřebný.